Termenul Memorandum este de origine latină și atunci când este tradus în spaniolă înseamnă „ceva ce ar trebui amintit”. Din acest motiv, utilizarea conceptului acceptă mai multe utilizări. Prin urmare, se poate spune că un memorandum este în acceptarea sa de bază, un fel de raport care se adresează unei persoane sau unui grup al acestora în care se exprimă ceva care trebuie luat în considerare pentru o problemă dată. Pe de altă parte, poate fi definit și ca un caiet sau un blocnotes în care sunt scrise lucrurile pe care o persoană trebuie să le amintească în viitor. Într-un memorandum este posibilă desemnarea diferitelor tipuri de informații, cum ar fi notificarea unor informații de ultim moment, a unei cereri speciale etc.
În lumea diplomatică, un memorandum se referă la o comunicare mai puțin emfatică decât memoria și nota, în care sunt rezumate o serie de evenimente și motive care trebuie luate în considerare în chestiuni de mai mare importanță. Memoriile diplomatice nu sunt în general semnate de editor. Trebuie remarcat faptul că RAE precizează, de asemenea, că un memorandum se poate referi la o notă care este trimisă manual unei persoane din cadrul aceleiași companii sau organizații. În ciuda faptului că cuvântul corect este memorandum, în zilele noastre oamenii îl înlocuiesc adesea cu memorandum, o derivare a pluralului cuvântului original.
Un memorandum este alcătuit dintr-o serie de elemente fixe, în care trebuie plasate date extrem de relevante și că datorită lor este posibil să se diferențieze de alte texte informative și comunicative. Dintre aceste elemente pot fi menționate cele mai importante, precum: site-ul, data, cui este adresat, subiect, corpul textului, adio, semnătură, copie pentru expeditor și subsol, dacă este necesar.
Este important de reținut că memorandumurile nu au un paragraf final, deoarece informațiile sunt transmise și finalizate pur și simplu cu o semnătură și ștampilă. Cu toate acestea, limbajul folosit pentru a scrie un memorandum trebuie să fie formal, că transmite respect și evocă importanța chestiunii care trebuie comunicată și transmisă.
