Etimologia cuvântului Arhivă provine din latinescul „Archivum” care înseamnă „reședința magistraților”. Astăzi cuvântul fișier este desemnat pentru a se referi la site-ul sau destinația în care sunt stocate și păstrate documentele care ar putea fi create de persoane sau instituții și din acest motiv fișierele pot fi private sau publice.
Scopul fundamental al oricărei arhive este să poată avea documente stocate, ordonate și clasificate, astfel încât atunci când trebuie căutate să poată fi găsite eficient și rapid.
În lumea computerelor, termenul fișier (sau fișier, din limba engleză) este utilizat în mod obișnuit pentru a se referi la un set de date sau informații digitale bazate pe „biți sau informații binare” care pot fi salvate și utilizate ulterior prin intermediul aplicații existente pe computer sau orice alt dispozitiv tehnologic. Un fișier de computer este stocat pe hard disk-ul computerului și constă dintr-un nume și extensia folderului care îl conține (exemplu: nume de fișier.ext).
Rețineți că fișierele nu sunt stocate în același mod pe computere, un fișier text este salvat diferit de un fișier imagine, video sau muzical; Nici spațiul pe care îl ocupă pe hard disk nu este același, deoarece conținutul lor este diferit. Avantajele fișierelor digitale sunt că pot fi mutate, copiate, șterse, schimbate locația etc. De pe computerele noastre, ele pot fi, de asemenea, partajate de rețelele sociale, de exemplu, și pot fi trimise prin e-mailuri.
Cu toate acestea, trebuie luat în considerare faptul că arhivele au făcut parte din istoria umanității de când a început să-și înregistreze viața, deoarece cele mai importante date sau documente au fost întotdeauna stocate în arhive fizice, deoarece nu existau tehnologia pe care o ai astăzi. Aceste documente erau depozitate în depozite mari, cutii sau rafturi. Deși unul dintre cele mai mari dezavantaje este că în timp deteriorarea hârtiei este inevitabilă și își pierd tot conținutul. Chiar și așa, nu putem uita că există multe cărți și documente fizice care au o valoare istorică emblematică și din acest motiv vom încerca întotdeauna să le păstrăm în cele mai bune condiții posibile.
