O diagramă care arată un proces sau un sistem pas cu pas este cunoscută sub numele de diagramă de flux sau diagramă de flux, utilizată în numeroase domenii, fie pentru planificare, documentare, îmbunătățire etc. Folosesc o serie de simboluri care indică fiecare dintre pașii care se efectuează, cum ar fi dreptunghiul, rombul și cercul, care trebuie să fie cunoscute pentru a ști cum să faci o diagramă de flux. Unele dintre cele mai frecvente diagrame sunt cele ale sistemelor, datelor și documentelor, dar pentru elaborarea lor este necesar să urmați câțiva pași cu atenție.
Ce este o diagramă de flux
Cuprins
Înțelegerea a ceea ce este o diagramă de flux este cu adevărat importantă, deoarece prin intermediul acestora puteți rezolva diverse probleme cu procesele din cadrul unei organizații. Cea mai acceptată definiție a unei diagrame este cea a „ graficului diagramatic care este utilizat pentru a indica ordinea în care instrucțiunile trebuie efectuate pentru a putea rezolva o anumită problemă.” În general, acest tip de grafic este utilizat în domenii precum economia, programarea, psihologia cognitivă și chiar procesele industriale.
Aceste scheme se pot baza pe orice proces, un exemplu de diagramă poate fi sistemul de iluminare al unui bec sau procesul de preparare a unei rețete alimentare.
Caracteristicile unei diagrame
Principalele caracteristici ale unei diagrame sunt următoarele:
- Ele trebuie să fie cât mai precise, deoarece diagramele foarte lungi sunt de obicei mai complicate de înțeles și asimilat, deci sunt mai puțin practice.
- Acestea trebuie să conțină simbolurile corespunzătoare în funcție de procesul care este reprezentat, ceea ce le împiedică să fie interpretate greșit.
- Atunci când observați diagrama, pașii care trebuie urmați într-un proces sau sistem ar trebui să fie capturați direct, fără a fi nevoie să citiți note lungi referitoare la procesul menționat.
- Trebuie remarcat faptul că caracteristicile unei diagrame pot varia în funcție de tipul de diagramă și de procesul descris.
Pentru ce este o diagramă?
Aceste grafice sunt foarte utile pentru a defalca orice activitate pe care doriți să o desfășurați atât la nivel industrial, cât și la nivel de servicii, în oricare dintre domeniile sale. Diagrama unei companii este extrem de importantă, deoarece prin ea puteți cunoaște ordinea în care operează și procesele care urmează pentru obținerea produsului său. În același mod, acestea sunt utilizate pentru descrierea oricărui sistem sau metodă care trebuie implementată în cadrul acestora, permițând o înțelegere clară a oricărui proces care se desfășoară, precum și a funcționării acestuia, care la rândul său contribuie la studii ulterioare și posibile modificări pentru îmbunătățirea acesteia.
Diagramele de flux pot înlocui chiar și pagini lungi de texte, deoarece fiind un desen, creierul uman interacționează mai bine cu informațiile pe care le conține. Acesta este motivul pentru care este important să știm ce este o diagramă de flux.
Cele mai comune simboluri ale diagramelor de flux
Simbol de început / sfârșit
Este reprezentat de un oval, este însărcinat cu indicarea punctului de plecare și a sfârșitului procesului, în general include cuvintele din interiorul acestuia, cum ar fi „început” și „sfârșit”, după caz. Acesta se mai numește simbolul terminator și poate indica pe lângă cele de mai sus, posibilul rezultat al unei căi.
Simbol de acțiune sau proces
În acest caz simbolul utilizat este dreptunghiul, trebuie remarcat faptul că fiecare dreptunghi va indica un pas în cadrul sistemului („adăugați brânză la pizza”) sau, în caz contrar, un fir pentru acele sisteme de complexitate sau dimensiune mai mare pizza), ceea ce îl face unul dintre cele mai utilizate simboluri în cadrul diagramelor.
Simbolul documentului tipărit
Este un dreptunghi a cărui linie inferioară este curbată, aceasta reprezintă introducerea sau ieșirea datelor care pot fi citite de oameni, cum ar fi un document sau un raport tipărit, deși ar putea fi și un e-mail, în timp ce în cazul rezultatele ar putea fi o notă sau o scrisoare.
Simbol multi-document
Este similar cu cel descris mai sus, cu toate acestea, în acest caz, trei simboluri sunt prezentate suprapuse unul în spatele celuilalt, indicând intrarea sau ieșirea diverselor documente în cadrul procesului. La fel ca simbolul documentului tipărit, unele exemple pot fi: tipăriți rapoarte sau e-mailuri pentru introducere și o notă pentru ieșire.
Simbol de decizie sau de ramificare
Acesta are forma unui romb și marchează o necunoscută la care trebuie răspuns, creând astfel o ramură care indică faptul că cursul sistemului va urma o direcție în conformitate cu decizia menționată. Acele linii care indică decizii diferite, au provenit din diferite puncte ale rombului și acest lucru se poate întâmpla în funcție de răspunsurile oferite.
Simbol de intrare / ieșire
Acesta este, de asemenea, numit simbolul datelor și este utilizat pentru a afișa sau indica datele care intră și ies din sistem, cum ar fi comanda unui client (intrarea în sistem) și vânzarea produsului (ieșire). Trebuie remarcat faptul că simbolul benzii de hârtie reprezintă intrarea și ieșirea, totuși a fost înlocuit cu acesta.
Simbol de introducere manuală
Acest simbol reprezintă faptul că o persoană va efectua manual o procedură. Cu alte cuvinte, datele din teren sau pasul de urmat în sistem trebuie efectuate prin intermediul unui dispozitiv manual, cum ar fi o tastatură. Un alt exemplu poate fi atunci când se conectează la computer și utilizatorului i se solicită parola.
Simbol de pregătire
Acest simbol indică faptul că înainte de a continua procesul, este necesar să faceți ajustări sau unele modificări. Este punctul de diferență între pașii în care procesul este pregătit și locul în care procesul este executat. Permite încorporarea configurației într-un alt pas în același sistem.
Simbolul conectorului
Are forma unei sfere și se caracterizează prin marcarea faptului că o inspecție va fi efectuată în acel moment și că procesul va continua acolo unde a fost plasat un desen identic. În general, această figură este utilizată în diagrame mai complexe și este responsabilă pentru legarea elementelor care sunt separate pe aceeași pagină.
Simbol de fuziune
Acesta indică faptul că în acest pas, două sau mai multe fire vor fi combinate într-unul singur. Forma pe care o are este o piramidă inversată.
Tipuri de diagrame
Diagrame de flux de documente
Scopul său este de a indica comenzile care există în fluxul documentului, prin componentele unui proces. Acest tip de diagramă trebuie citit de la stânga la dreapta, de exemplu: procesul de transport al documentelor în locurile în care acestea sunt necesare.
Diagrama fluxului de date
Prin intermediul acestora sunt afișate comenzile care determină fluxurile de date în cadrul unui proces. Acestea sunt utilizate pentru a indica canalele prin care sunt trimise datele, de exemplu: sunt utilizate în ingineria software, pentru a oferi o abordare axată pe dezvoltarea tehnică.
Diagrame de flux ale sistemelor
Acesta indică amploarea datelor care trec prin cele mai importante componente ale procesului, cum ar fi mediile de stocare, rețelele de comunicații, procesoarele, introducerea datelor și programele.
Diagrama generală a fluxului
Este folosit pentru a descrie fiecare dintre etapele care alcătuiesc un proces de producție sau de serviciu, reprezentând fiecare dintre pașii de urmat pentru obținerea respectivului produs. De exemplu: procesul de îmbuteliere a unei băuturi într-o fabrică de îmbuteliere.
Diagrama fluxului de lucru
Fluxurile de lucru sunt graficate, este obișnuit să se utilizeze informații și documentație de birou, pe lângă implicarea sarcinilor. De exemplu: faceți grafic pașii necesari într-un centru de sănătate pentru o vizită.
Diagrame de flux de programe
Prin intermediul acestora sunt afișate comenzile care sunt încorporate într-un program care la rândul lor fac parte dintr-un proces. De exemplu: procesul de performanță a unei mașini, care în același timp face parte dintr-un sistem mai mare.
Diagrama de flux detaliată
În această clasă, sunt prezentate toate detaliile fiecăreia dintre activitățile proceselor, feedback - ul, liniile directoare, punctele în care ar trebui luate decizii, printre altele, de exemplu: când produsul trebuie selectat într-o linie de producție terminate și aruncați-le pe cele care prezintă eșecuri.
Diagrama de flux a produsului
Este folosit exclusiv pentru a descrie modul în care este fabricat un anumit produs. Această diagramă determină care va fi materia primă care va fi utilizată. De exemplu: când se face un anumit tip de pâine și se specifică tipul de făină și modul în care ar trebui să fie folosită.
Diagrama fluxului de proces
Acest tip reflectă relațiile dintre principalele componente ale unei fabrici industriale. Este utilizat pe scară largă în domeniile ingineriei chimice și a proceselor.
De exemplu: este folosit pentru îmbunătățirea sau documentarea unui proces sau modelarea unuia nou.
Diagrama de flux logică
Este un tip de diagramă care se concentrează pe afaceri și activitățile lor. Este un instrument care simbolizează grafic secvențele etapelor unui proces, demonstrând secvența logică a acelor etape pentru rezolvarea sau dezvoltarea unui proces. De exemplu: ajută la detectarea și căutarea erorilor într-un proces.
Diagrama fluxului de decizie
Acest lucru contribuie la studiul strategiilor atât în ceea ce privește relația internă, cât și în congruență cu exteriorul. De exemplu: procesul de comunicare în cadrul uneia dintre secțiunile unei companii
Cum să desenați o diagramă de flux
1. Primul lucru care trebuie luat în considerare pentru a ști cum să realizăm o diagramă de flux este să determinăm elementele care vor compune sistemul, deoarece acest lucru va ajuta la desenarea acestuia în ordinea corectă, astfel încât să poată fi ușor de înțeles. Unele dintre componente sunt:
- Intrări sau intrări: acestea sunt diferite tipuri de date, cum ar fi tabele, informații, documente, articole, printre altele. Ce sunt utilizate în sistem și ulterior transformate în ieșiri.
- Prelucrare: acțiuni care prin tehnici și instrumente sunt implementate în intrări, care sunt ulterior convertite în produse sau ieșiri.
- Rezultate sau ieșiri: este rodul procesului și care, la fel ca intrările, pot fi documente, materiale, articole etc.
2. Al doilea pas este să știți ce simboluri sunt utilizate și semnificația fiecăruia dintre ele.
3. Desenați fiecare pas în ordinea corectă. Trebuie remarcat faptul că, în unele cazuri, există pași care apar în paralel sau care, în caz contrar, trebuie să aștepte ieșirea altor procese anterioare.
4. Desenați săgețile care leagă procesele.
5. Apoi, simbolurile ar trebui să arate ce se întâmplă în fiecare etapă a procesului, adică dacă să aștepți un alt pas, dacă să aștepți documente sau date sau să iei o decizie.
6. În acest moment ar trebui să fie trasate simbolurile care corespund fiecărei etape a sistemului.
7. În cele din urmă, rezultatul ar trebui inspectat.
În prezent, există diverse instrumente pentru a dezvolta aceste diagrame, până la punctul în care pe web este posibil să găsiți programe pentru a face diagrame de flux, deschizând astfel ușile către un instrument important, astfel încât acesta să fie disponibil pentru cei care au nevoie de el și chiar, vă oferă posibilitatea de a crea o diagramă de flux online.
