Indexarea este înțeleasă ca procesul de descriere detaliată a conținutului unei scrieri sau a unui document, extragând în principal cuvinte cheie care reprezintă textul în mod adecvat. Utilizarea sa principală este atunci când fișierele urmează să fie recuperate sau căutate într-un sistem de recuperare, organizație sau depozit, pentru a reduce timpul de căutare și difuzare. Este moderat conform standardului ISO 5963, impus în 1985. Mai exact, se elaborează un fel de index care ajută la fiecare document, care nu numai că conține cuvinte de mare importanță în cadrul conținutului, ci include și rezumate ale acestuia, precum și că defalcareasau analiza subiectului. În mod similar, este guvernată de o politică, care poate varia în funcție de instituția care o folosește, deși acestea sunt întotdeauna prezentate în manuale speciale pentru acestea.
La fel ca în multe procese, inclusiv clasificarea și analiza documentelor, aceasta constă din mai multe etape, așa cum sunt citite cu atenție problema care se află în document; alegeți punctele esențiale pe subiect; descompune conceptele alese cu cuvinte specifice sau plasează-le sub un vocabular controlat; în cele din urmă, se stabilesc conexiuni între termenii extrasați definitiv din text. Prin urmare, indexarea gratuită este procesul în care este prezentat un rezumat cu termenii cheie ai unui document, cu diferența că acesta, în faza plasării acestuia sub un vocabular controlat, nu este folosit, dar cuvintele sunt propuse de către subiectul care desfășoară activitatea sau sunt preluate direct din document.
